Obsługa informatyczna firm – co trzeba wiedzieć

Korzyści i wyzwania związane z obsługą IT dla firm są dobrze znane. Ale jeśli myślisz o outsourcingu swoich potrzeb IT, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników. Oto kilka rzeczy do rozważenia: Koszt, Model oparty na projekcie oraz Powiększenie personelu. Aby podjąć świadomą decyzję, zrozum plusy i minusy outsourcingu i znajdź firmę, która jest odpowiednia dla Twojej firmy.

Problemy z outsourcingiem IT

Outsourcing ma swoje plusy i minusy, ale wiąże się z nim również wiele problemów. Wiele firm decyduje się na niego, aby zmniejszyć koszty, ale często kończy się to poświęceniem jakości usług. Firmy muszą być bardzo ostrożne w procesie outsourcingu, aby uniknąć błędów drenujących budżet. Niektóre powszechne problemy obejmują niewłaściwy wybór modelu współpracy, niejasne wymagania i złe strategie zarządzania.

Właściwy rozmiar dostawcy jest często dużym problemem dla firm. Wielu dostawców rozwoju oprogramowania nie jest w stanie szybko skalować w górę lub w dół. Są one albo zbyt małe lub zbyt duże, aby dostosować się do potrzeb swoich klientów. W tym drugim przypadku, mogą czuć się jak kolejna firma w tej samej branży. Duży sprzedawca nie jest prawdopodobnie dbać o unikalne potrzeby firmy i może nie być w stanie obsadzić 10 do 20 osób szybko.

Outsourcing oprogramowania stał się popularnym trendem, ponieważ technologia wciąż się rozwija. Chociaż outsourcing oprogramowania może znacznie zwiększyć możliwości firmy w zakresie rozwoju oprogramowania, to jednak wiąże się z pewnymi wadami. Firmy mogą doświadczać ryzyka związanego z bezpieczeństwem, niedopasowania kulturowego i problemów z zarządzaniem czasem. Niektóre firmy zajmujące się tworzeniem oprogramowania są w stanie sprostać tym wyzwaniom.

Istotne jest zdefiniowanie celów biznesowych projektu. Jasny obraz pożądanych rezultatów jest niezbędny, a organizacja klienta musi zaangażować personel zarządzający w ich osiągnięcie. Nie wystarczy podpisać umowę i mieć nadzieję na najlepsze. Aby osiągnąć pożądane rezultaty, organizacja klienta i dostawca usług muszą stworzyć zespół, w skład którego wejdzie kadra kierownicza obu stron.

Koszty

Umowy outsourcingowe są sporządzane w określonym momencie. Jednak w miarę upływu czasu zmieniają się klienci i dostawcy usług outsourcingowych. Ktoś musi nadzorować świadczenie usług i upewnić się, że dostawca świadczy obiecane usługi. Ponadto dostawca musi zająć się kwestiami prywatności i bezpieczeństwa cybernetycznego, którymi klient może nie być w stanie zająć się samodzielnie.

Koszty outsourcingu różnią się w zależności od geografii i poziomu specjalizacji specjalistów. Mogą one obejmować młodszego, średniego lub starszego programistę, inżyniera QA, kierownika projektu i projektanta UI/UX. Kolejnym ważnym czynnikiem jest cena. Niektórzy deweloperzy oferują stawki godzinowe, podczas gdy inni wymagają stałej ceny za cały projekt. Cena zależy od tych czynników oraz od wielkości firmy.

Oprócz kosztów, ważnym czynnikiem jest również jakość. Wybór firmy outsourcingowej na podstawie ceny nie jest mądrą decyzją, ponieważ firma z najniższymi cenami w branży może skończyć z niezadowalającymi wynikami. Prawdopodobnie będziesz musiał zapłacić więcej pieniędzy, aby naprawić błędy, więc lepiej skupić się na doświadczeniu firmy i jej wartościach korporacyjnych.

Dodanie do firmy dwóch pracowników działu IT może kosztować około 150 000 USD rocznie, co nie obejmuje kosztów PTO, ubezpieczenia i innych wydatków pracowniczych. Koszty te będą również rosły wraz z rozwojem firmy. Na przykład, jeśli próbujesz zarządzać firmą z 75 pracownikami, jeden technik Tier 1 help desk nie będzie w stanie sprostać wymaganiom. Dodatkowo trzeba będzie zapłacić za wewnętrzny sprzęt i oprogramowanie, a koszty rozwiązywania nagłych problemów informatycznych wzrosną.

Dzięki odpowiedniemu MSP, możesz zaplanować koszty IT. W ten sposób będziesz wiedział dokładnie, czego spodziewać się każdego miesiąca. Unikniesz również niespodziewanych opłat. Większość firm MSP oferuje przewidywalny miesięczny harmonogram rozliczeń, dzięki czemu można odpowiednio zaplanować budżet.

Model oparty na projekcie

Projektowy model obsługi IT dla firm może przynieść firmie znaczące korzyści. Model ten może pomóc w redukcji kosztów i czasu oraz wyeliminować obciążenia administracyjne związane z zarządzaniem projektem. W tym modelu dostawca outsourcingu jest odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem i efekt końcowy projektu, co oznacza, że klient nie musi się martwić o żadną z tych kwestii. Model oparty na projekcie może nie być odpowiedni dla wszystkich rodzajów projektów lub może nie być odpowiedni dla każdej firmy.

Zarządzany zespół może zapewnić klientowi dodatkową wiedzę i doświadczenie. Zespół ten może współpracować z wewnętrznym zespołem IT klienta, aby spełnić konkretne potrzeby projektu. Zaletą tego modelu jest to, że jest on elastyczny, a zespół może dokonywać korekt w miarę potrzeb. Zarządzany zespół najlepiej nadaje się do projektów, które wymagają specjalistycznych umiejętności lub nie są odpowiednie dla wewnętrznego zespołu firmy.

Oparty na projekcie model obsługi IT dla firm to powszechna opcja dla firm z jasnymi pomysłami na to, co chcą osiągnąć. Model oparty na projekcie najlepiej nadaje się dla firm, które potrzebują pomocy w rozwoju oprogramowania, ale nie mają zasobów, aby zatrudnić zespół ds. rozwoju oprogramowania w pełnym wymiarze godzin. Zespół rozwoju oprogramowania, który jest w stanie skupić się na podstawowych kompetencjach firmy, może dobrze pracować z modelem opartym na projekcie.

Model ten pozwala firmom na szybkie skalowanie. Partner outsourcingowy musi być elastyczny i umieć dostosować się do potrzeb klienta. Wybór odpowiedniego partnera biznesowego nie jest łatwy, mogą pojawić się dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem wsparcia i przeniesieniem procesów biznesowych. Aby wybrać model, który najlepiej odpowiada potrzebom firmy, CTO mapuje zakres projektu i określa, czy wewnętrzny zespół IT firmy może poradzić sobie z tym zakresem.

Zwiększenie personelu

Firmy outsourcingowe często używają terminu staff augmentation w odniesieniu do procesu dodawania kolejnych talentów do zespołu IT. Jest to dobry sposób na dodanie ekspertyzy i kontroli nad procesem rozwoju, a także pomaga firmom monitorować postępy projektów i szybko rozwiązywać wszelkie problemy. Pozyskiwanie personelu zapewnia firmom elastyczność w wyborze odpowiedniego eksperta, zamiast zatrudniania wielu pracowników pracujących nad kilkoma projektami.

Jednym z minusów powiększania personelu jest to, że firma będzie musiała zarządzać całym zespołem. Może to być dużym obciążeniem dla zespołu zarządzającego firmą. Ponadto, nowi pracownicy nie będą w stanie pracować efektywnie od razu. Będą potrzebowali czasu, aby zapoznać się z procesami, narzędziami i kulturą organizacyjną firmy.

Outsourcing staff augmentation może być idealnym rozwiązaniem dla firm, które nie mają wewnętrznych zasobów do zatrudnienia pełnego zespołu IT. Outsourcowani pracownicy mogą zapewnić dodatkowe zasoby z odpowiednią wiedzą, ale firma powinna nadal mieć podstawowy zespół, aby zapewnić jakość i spójność. Najlepiej wybrać dostawcę usług augmentacji personelu, jeśli potrzebujesz tymczasowego zespołu dla jednego lub dwóch projektów.

Outsourcing staff augmentation pozwala firmom przetestować i poprawić swoje procesy i możliwości przed zaangażowaniem się w pełnoetatowego pracownika. Firma nadal jest odpowiedzialna za produkt końcowy, ale zespół może zapewnić dodatkowy talent, aby odnieść sukces. Podobnie jak w przypadku każdego innego modelu outsourcingu, rekrutacja pracowników jest dobrą próbą dla przyszłych pełnoetatowych członków zespołu.

Outsourcing tworzy również środowisko, w którym może kwitnąć wymiana wiedzy i współpraca. Bliska relacja pomiędzy firmą a dostawcą usług outsourcingowych pozwala im na głębsze zrozumienie wymagań i wyzwań firmy. Brak zaufania do dostawcy usług rekrutacyjnych może prowadzić do frustracji i wzrostu kosztów. Może również stworzyć cykl, w którym firma jest zmuszona do znalezienia nowych programistów po zakończeniu projektu, a inżynierowie są zmuszeni do przeniesienia się.

Ryzyko

Chociaż outsourcing ma wiele zalet, wiąże się z nim również ryzyko. Niezależnie od tego, czy chodzi o outsourcing marketingu, call center, obsługi klienta, czy nawet niektórych aspektów bezpieczeństwa systemu, firmy muszą zrozumieć związane z tym ryzyko. Korzystając z usług wykwalifikowanego partnera, mogą ograniczyć to ryzyko i zapewnić pozytywny wynik.

Jednym z największych zagrożeń związanych z outsourcingiem jest to, że może on narazić firmę na utratę kontroli nad kluczowymi zadaniami. Może ona nie być w stanie śledzić postępów i wydajności projektów lub może nie być możliwe monitorowanie wskaźników KPI. Kolejnym ryzykiem jest potencjalna utrata zaufania do pracy wykonywanej przez wykonawcę. Firma nie jest w stanie kontrolować, jak dobrze wykonują swoją pracę wykonawcy bez wkładu ze strony zespołu wykonawczego.

Inne ryzyko wiąże się z naruszeniem danych. Dostawca usług może nie chronić odpowiednio wrażliwych danych, a firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności, jeśli dojdzie do naruszenia. Najlepszym sposobem na ograniczenie tego ryzyka jest współpraca z dostawcą usług, który posiada odpowiednie zasoby i kompetencje do ochrony danych. Ponadto należy upewnić się, że dostawca usług posiada solidne polityki i procedury.

Wreszcie istnieje ryzyko, że usługi nie będą tak efektywne, jak byśmy sobie tego życzyli. W przypadku awarii systemów lub aplikacji teleinformatycznych dostawcy może dojść do zakłócenia świadczenia podstawowych usług. Nieprzestrzeganie właściwych procedur i kontroli może również spowodować znaczne pogorszenie jakości usług. W rezultacie przywrócenie działania może zająć miesiące, a nawet lata. Może to negatywnie wpłynąć na wydajność i morale.

Firmy muszą dokładnie rozważyć ryzyko związane z outsourcingiem. Podczas gdy cyfryzacja zmniejsza bariery, skłania również do mnożenia się nowych graczy na rynku. Może to prowadzić do braku konkurencji, co z kolei może skutkować wyższymi kosztami zmiany dostawcy.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]